2　文書は，事務が能率的に処理されるよう，すべて正確かつ迅速に取扱い，常に整備しておかなければならない。

3　文書は，情報の公開及び個人情報の保護の観点から，適切な管理及び保護の措置をしておかなければならない。

2　文書取扱主任は，次に掲げる事務を処理するものとする。

3　課又は係ごとに，文書取扱主任を補佐し，前項各号に掲げる文書事務が円滑に運営するため，文書取扱員1人を置く。

2　前項の規定において受領した文書に，組合で受領すべきでないものがあるときは，直ちに返却，転送その他必要な措置を講じなければならない。

3　第1項の規定により受領した文書に，送料の未納又は不足のものがあるときは，公務に関するものと認められるものに限り，その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

2　文書主管課で受領した文書は，次に掲げるものを除き，原則として開封せずに配布するものとする。ただし，配布先が確認できないものについては，これを開封した後配布するものとする。

3　2以上の課に関係ある文書は，最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

2　文書取扱主任等は，文書主管課から配布された文書及び所管課が直接受領した文書のうち，当該課の所管に属さないものがあるときは，次に掲げるところにより処理しなければならない。

3　文書取扱主任等は，所管課が直接受領した文書のうち，前条第2項各号に規定する文書がある場合には，直ちに文書主管課に送付し，文書主管課において収受の手続きをするものとする。

4　文書取扱主任等は，文書主管課から配布された文書及び所管課が直接受領した文書のうち，他課に関係するものがある場合には，直ちに当該課に連絡し，又はその写しを送付するものとする。

2　課長は，前条第1項第2号の規定に基づき，文書の提出を受けたときは，これを査閲し，文書収受(整理)票に必要に応じて処理指示を付し，所属職員に交付するものとする。

2　起案文書の内容を修正するときには，修正する者は，修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしなければならない。

2　合議を受けた課長は，直ちに起案文書の検討を行い，同意又は不同意を決定しなければならない。この場合において，当該決定に日時を要するときは，当該理由を所管課長に通知しなければならない。

3　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合には，主管課長と協議して調整するものとし，調整が整わないときは，意見を付さなければならない。

4　課長は，合議を経た文書についてその内容を変更し，又は廃案になったときは，その旨を合議先に通知しなければならない。

5　次に掲げる起案文書は，文書主管課長の合議を受けなければならない。

2　決裁権者は，回議書の回付を受けたときは，速やかに査閲し，その可否を決定しなければならない。

2　浄書した文書は，決裁文書と照合しなければならない。

2　文書に用いる用紙の規格は，日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし，別に定めのある場合その他A4判とすることが適当でないときは，この限りでない。

2　文書の日付は，特に指定があるものを除き，発送する年月日とする。

2　庁内文書にあっては，特に定めのあるものを除き，職制名を用いるものとする。

2　対外文書の場合であって，個人をあて人とするときに用いる敬称は，原則として「様」とする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は，発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　重要な文書又は権利の得喪にかかわる文書は，決裁文書と契印しなければならない。

4　契約文書その他重要な施行文書は，文書の継ぎ目又はとじ目に公印に割り印を押印しなければならない。

2　文書主管課長は，前項の規定に基づき議案の提出を受けたときには，議案番号を付し，議案番号簿(様式第12号)に必要事項を記載の上，組合議会に送付の手続を行うものとする。

3　文書主管課長は，地方自治法(昭和22年法律第67号)第16条第2項の規定に基づき，組合議会から送付を受けた議決された条例の公布の手続を行うものとする。

4　文書主管課長は，公示文書及び令達文書について，取手地方広域下水道組合公告式条例(昭和56年条例第1号)の定めるところにより組合の所定の掲示場に掲示するものとする。

2　文書の発送の際，特別の取扱いをするものは，速達，書留，進展，配達証明その他の必要な表示をすること。

2　文書の発送は，原則として郵送又は使送の方法により行う。

3　送料の支払い方法は，郵便切手又は官製はがきとする。ただし，大量の文書を発送するときは，料金後納扱いとする。

4　書留，配達証明，配達記録，内容証明及び特別送達の郵便物を郵送するときは，書留・配達記録郵便物受領書に必要事項を記載しなければならない。

2　ファイリングシステムの運用は，別に定める「ファイリングシステムの手引き」に基づき運用するものとする。

3　文書の保管単位は，課とする。ただし，文書主管課長が，他の保管単位によることが適当と認めるときは，この限りでない。

2　ファイル責任者は，次に掲げる事務を処理するものとする。

3　ファイル責任者を補佐し，前項各号に掲げる事務が円滑に運営できるよう，係ごとにファイル担当者1人を置く。

4　所管課長は，ファイル責任者及びファイル担当者(以下「ファイル責任者等」という。)を指定し，毎年4月10日までに文書主管課長に報告するものとする。変更する場合も，同様とする。

2　文書は原則として個別フォルダーに収納し，キャビネットの所定の位置に整理及び保管するとともに，退庁時には，24時間勤務体制の場合を除き，キャビネットを施錠するものとする。

3　キャビネットには，原則として上段及び中段の引き出しに現年度文書(継続文書を含む。)を，下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

4　前項の規定にかかわらず，キャビネットに整理又は保管することが適当でない文書については，文書主管課長と協議の上，その他の保管庫，書棚等に収納することができる。この場合において，当該文書の名称及び収納場所等を記載した所在カード(様式第13号)を個別フォルダーに収納し，キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

5　全庁的に共通する文書は，全庁共通文書標準ファイル基準表に従って整理し保管するものとする。

2　ファイル責任者等は，文書の引継ぎを行うため，毎年4月10日までに引継ぐべき文書を整理し，ファイル基準表を1部作成するものとする。

3　ファイル責任者等は，文書の引継ぎが終了した後，速やかにファイル基準表を確定させ，文書主管課長に提出するものとする。

2　文書の保存期間は，前項に規定する区分に従い，個別フォルダーを単位として所管課長が定めるものとする。ただし，第31条第5項に規定する全庁共通文書標準ファイル基準表に係る文書については，文書主管課長が定めるものとする。

3　ファイル責任者等は，当該年度に発生した文書を随時精査し，保存する必要がある文書と保存する必要のない文書を選別するものとする。

4　前項に規定する保存する必要のない文書とは，次に掲げるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，継続文書については，継続を解除した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書主管課長は，引継ぎを受けた文書を保存期間別に書庫用文書保存箱に収納するとともに，ファイル基準表に当該書庫用文書箱の引継番号を記載し，該当文書を書庫で保存するものとする。ただし，特別の事情があるときは，別に保存することができる。

2　所定の文書保存箱から保存文書を取り出すときは，当該文書が収納されている個別フォルダーを抜き取るとともに，当該収納部分に文書を取り出していることを明示する紙面を差し込み，使用後は，速やかに元の場所へ返却するものとする。

3　保存文書の抜取り，取替え，添削及び転貸等は，行ってはならない。

2　所管課長は，前項の規定に基づく協議の結果，保存期間の経過した文書で更に保存する必要があると認めるときは，保存期間を延長することができる。この場合において，所管課長は，延長する保存期間とともにその旨を文書主管課長に申し出るものとする。

3　文書主管課長は，永年保存文書であって30年を経過して保存の必要がないと認められるものは，所管課長との協議の上，これを廃棄することができる。

4　文書を廃棄するときは，他に利用されるおそれのないよう，焼却その他の適切な処理をしなければならない。

2　書庫に入室する者は，書庫用鍵貸出簿に必要事項を記載し，文書主管課長の承認を得るものとする。

3　書庫内では，喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　広報は，年2回発行する。ただし，必要があるときは，臨時に号外を発行することができる。

3　広報は全世帯へ配布する。

この規則は，平成18年4月1日から施行する。

この規則は，平成23年4月1日から施行する。

この規則は，平成28年4月1日から施行する。

この規則は，平成29年4月1日から施行する。

この規則は，令和元年11月1日から施行する。

この規則は，令和4年4月1日から施行する。