この要領は，取手地方広域下水道組合情報公開条例(平成23年条例第1号。以下「条例」という。)の施行に関し，別に定めがあるもののほか，情報公開に係る事務処理について必要な事項を定めるものとする。

第2　所掌事務

1　総務課は，概ね次の事務を行う。

(1)　情報開示についての相談及び案内に関すること。

(2)　情報を作成し，又は取得した課等(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。

(3)　開示請求の受付及び開示の実施の際の立会いに関すること。

(4)　情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(5)　情報目録の管理及びその閲覧に関すること。

(6)　開示請求に係る開示又は不開示の決定(以下「可否の決定」という。)とその不作為に対する審査請求の受付に関すること。

(7)　実施状況の公表に関すること。

(8)　取手地方広域下水道組合情報公開及び個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(9)　取手地方広域下水道組合情報公開及び個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)の庶務に関すること。

2　所管課は，概ね次の事務を行う。

(1)　開示請求の受理に関すること。

(2)　開示請求のあった情報に係る可否の決定に関すること。

(3)　開示請求のあった情報に係る第三者からの意見聴取に関すること。

(4)　開示請求に対する可否の決定等の通知(第三者への通知を含む。)に関すること。

(5)　開示請求者(以下「請求者」という。)に対する開示を決定した情報の閲覧の実施，説明及びその写しの交付に関すること。

(6)　可否の決定及びその不作為に係る審査請求の受理に関すること。

(7)　審査会に対する諮問及び審査会への必要書類の提出に関すること。

(8)　審査会の答申を受けての決定及びその通知に関すること。

(9)　所管課に係る情報目録に関すること。

(10)　所管課に係る情報提供に関すること。

第3　開示請求の受付事務

1　請求手続の窓口は，総務課とする。

(1)　郵送による開示請求は，条例第6条第1項の規定により，開示請求書(以下「請求書」という。)により行うものとする。また，ファクシミリによる開示請求については，誤送信の危険性を踏まえて原則として認めないこととするが，やむを得ない事情がある場合であって，かつ，到達確認等請求者との連絡を密にして開示請求を行うことができるときは，これを認めるものとする。

(2)　電話又は口頭による開示請求は，条例第6条第1項の規定により，請求書を提出を要件として定めていることから認めないものとし，郵送による請求を案内するものとする。また，電子メールによる開示請求は，電磁的記録による請求ではなく書面主義(請求書の提出)が採用されているほか，誤送信の危険があり，また到達の確認手段が確立していないことも踏まえ，原則として認めないものとし，来庁することができない場合には，郵送による請求を案内するものとする。

(3)　開示請求等に係る書式については，取手地方広域下水道組合情報公開条例施行規則(平成23年規則第3号。以下「施行規則」という。)に規定するものを使用する。

2　総務課は，次に掲げる事項に基づき開示請求の受付を行う。

(1)　開示請求が，条例に基づく請求であるか否かについて次の事項を確認する。

ア　当該請求が開示請求として対応すべきものであるか，任意的な申し出として対応すべきものであるかを判断し，適切な対応に努める。

イ　法令又は他の条例に情報の閲覧又は縦覧その他開示に関し規定されているときは，その定めによることとなるので確認をする。

(2)　請求書の内容を確認した結果，当該請求が次のいずれかに該当する場合には，それぞれの担当窓口へ案内する。

ア　条例第2条第3号アに規定する官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものである場合

イ　条例第2条第3号イに規定する歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものである場合

ウ　条例第16条第1項に規定する，情報の閲覧若しくは縦覧，又は謄本，抄本その他の写しの交付の手続が法令等の規定により定められている場合

エ　条例第16条第1項に規定する，図書館，公民館その他の施設において一般の利用に供することを目的として，収集，整理及び管理している情報である場合

オ　条例第20条に規定する情報の提供に該当する場合

(3)　開示請求に係る情報の検索及び特定を容易にするため，その存在の有無及び内容の確認を含めて，所管課と十分連絡を取り合うほか，所管課が情報を特定するために必要な情報を提供する請求者に求める等，迅速かつ的確な措置を講じるものとする。

(4)　自己に関する個人情報の開示請求である場合は，取手地方広域下水道組合個人情報保護条例(平成23年条例第2号)によることとなるため，同条例による個人情報の開示請求手続を説明する。

(5)　次に掲げる点について，開示請求書の記載事項を確認する。

ア　「宛先」欄

開示請求に係る情報を保有している実施機関の名称が記載されていること。

イ　「請求者」欄

住所，氏名及び連絡先は，請求者の特定を行い，開示を実施する日時等の調整，開示に対する決定通知書の送付等に必要なため，正確に記載されていること。特に，連絡先については，請求者本人に確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記載されていること。なお，押印の必要はない。

ウ　「請求に係る情報の名称，内容」欄

請求に係る情報が特定できるよう，できるだけ具体的に記載されていること。

エ　「開示の方法」欄

閲覧，視聴又は写しの交付のうち，いずれかの請求であるか分かるよう，□にレ印が記載されていること。

(6)　請求書の記載事項に不足その他不備があるとき(不鮮明又は意味が判然としない記載である場合を含む。)は，請求書の提出の際に補正を求めるものとする。なお，郵送による請求その他請求書の提出時に補正を求めることができない場合には，後日に書面又は口頭により，相当の期間を定めて請求者に補正を求めるものとする。

(7)　総務課は，当該請求の受付後，請求書に次の事項を記載する。

ア　「受付年月日及び番号」欄

受付印(整理番号を含む)を押印し，「情報開示等処理台帳」(別表第1)に必要事項を記載すること。

イ　「所管課」欄

当該請求に係る情報を所管している所管課名等を記載すること。

3　総務課は，次の事項を請求者に説明し，理解を得られるよう努めるものとする。

(1)　可否の決定は，開示請求書の提出があった日から起算して15日以内に行うこと。

(2)　やむを得ない理由により前号の期間を超えるときは，延長する期間及びその理由を書面により通知すること。

(3)　可否の決定の内容は，決定後書面により請求者に通知すること。

(4)　開示をする旨の決定の場合における日時及び場所，開示をしない旨の決定の場合における開示しない理由については，前号の書面にて通知すること。

(5)　当該請求に係る情報の送付及び写しの交付が必要なときには，送付及び写しの作成に要する費用は，請求者の負担となること。

4　総務課は，前記の手続後，請求書の原本を遅滞なく所管課へ送付するとともに，複写した請求書2部のうち，1部を請求者本人に渡し，残りの1部を総務課で保管する。

5　郵送により開示請求があったときは，総務課は，請求書に必要事項が記載されていることを確認した後，受付印を押印し，整理番号を記入して，請求書の原本を遅滞なく所管課に送付するとともに，複写した請求書2部のうち，1部を請求者に郵送し，残りの1部を総務課で保管する。

第4　開示決定等の期限

1　条例第10条第1項の「開示請求があった日」とは，総務課で請求書を受け付けた日とし，その翌日を同項に規定する決定期間である「15日以内」の起算日とする。この場合において，請求書の補正を求めたときは，当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は，決定期間に算入しない。

2　郵送により開示請求があった場合の条例第10条第1項の「開示請求があった日」とは，請求書が総務課に到達した日とし，その翌日を決定期間の起算日とする。この場合において，請求書の補正を求めたときは，当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は，決定期間に算入しない。

3　事務処理上の困難その他正当な理由により，開示請求があった日の翌日から起算して15日以内に開示決定等をすることができず，条例第10条第2項の規定により開示決定等の期限を延長する場合は，所管課は，当該期間内に開示決定等の期間を30日を限度として延長する旨を決定し，情報開示決定期間延長通知書により，具体的な理由を付して速やかにその旨を通知するとともに，当該通知の写しを総務課に送付するものとする。

第5　開示請求に対する決定

1　所管課は，条例第6条の規定に基づく開示請求手続により，請求書が総務課から送付された後，可否の決定までに次の事務を行う。

(1)　請求書の内容について，条例に規定する請求手続によらなければ開示できないものであることを確認し，ファイル基準表等に基づき速やかに当該情報の所在を特定する。

(2)　情報を特定した後，次に掲げる事項を考慮し，当該情報の内容について調査・検討を行う。

ア　当該情報が条例第7条第1項第1号から第7号までに規定する不開示情報のいずれかに該当するか否かを検討する。

イ　当該請求の措置としては，全部開示，部分開示又は全部不開示(当該請求の情報を保有していないときを含む。)に分けられる。このうち，部分開示及び全部不開示の決定をするときは，請求者に対しその理由も明らかにできるよう検討する。

ウ　当該開示請求に係る情報が条例第7条第2項に規定する存否応答拒否に該当するか否かを検討する。また，検討に当たっては，当該開示請求に係る情報が仮に存在するとした場合に，どの不開示情報に該当し，当該情報の存否を明らかにすることがなぜ不開示情報を開示することとなるのかについても併せて検討する。

(3)　開示請求について，第三者の意見聴取が必要な場合には，条例第11条の規定に基づき，次の方法により意見聴取を行うものとする。

ア　開示請求のあった情報に，第三者に関する情報が記録されている場合，施行規則第6条の規定に基づき，第三者意見照会通知書により意見聴取するものとする。

イ　第三者に意見聴取する場合には，請求者の氏名，住所等の情報を第三者に知らせないよう配慮する。

ウ　第三者からの意見の提出については，第三者が作成した任意の書式とする。

エ　意見聴取を行った場合，可否の決定に当たっては，当該意見を参考の上，第三者情報の性格，価値及びその情報を開示したときの影響等を総合的に考慮するものとする。

オ　意見聴取の結果については，第三者情報開示決定通知書により第三者に通知する。

2　所管課は，開示請求に対し，次の方法により可否の決定を行う。

(1)　可否の決定及びその実施者(説明員)については，原則として所管課の長がその判断を行うものとする。この場合，所管課職員は，当該請求に係る可否の決定案とともに，請求書及び当該情報が記録されている文書等(写しでも可)その他関係資料(第三者からの意見聴取資料等)を準備する。

(2)　可否の決定に当たっては，総務課も関係資料を収集する等協力をするものとする。

(3)　可否の決定に当たって，全庁的に調整を図り，統一的な運用を行う必要があるときは，所管課において調整委員会に審議の要請を行う。

(4)　可否の決定の通知については，施行規則第4条の規定に基づき行うものとする。なお，決定通知書の記載方法は，次のとおりとする。

ア　「請求に係る情報の名称，内容」欄

請求に係る情報を取り扱う事務の名称，記録されている文書(台帳，帳票等を含む。)の名称等を記載する。

イ　「開示の日時及び場所」欄

当該請求の情報を開示する日時及び場所を記載する。「日時」については，当該通知書が請求者に到達する日数を考慮した上で設定し，時間については，通常の勤務時間内とする。なお，開示を実施する場合には，事前に当該請求者と調整しておくものとする。「場所」については，原則として総務課とする。

ウ　「開示の方法」欄

請求者の希望による開示の方法について，該当する方法の□欄にレ印をつける。

エ　「開示することができない部分及び理由」及び「開示することができない理由」欄

条例第7条に規定する不開示情報のいずれに該当するかについて，該当する号及びその理由を記載する。情報が不存在の場合にも，保存期間の経過等その理由及び説明を記載する。

オ　「延長後の決定期限」及び「延長する理由」欄

可否の決定の期間を延長する場合は，その時期及びできるだけ具体的な理由を請求者に通知する。

(5)　請求に係る情報について可否の決定をしたときは，速やかに請求者に決定通知書を送付するものとする。

第6　情報の開示

1　総務課及び所管課は，開示の決定を行った場合には，次のとおり当該情報を開示する。

(1)　開示の実施は，原則として総務課で行うものとする。ただし，開示の方法が技術的に総務課で困難なときには，所管課等で行う。

(2)　総務課では，請求者に情報開示決定通知書又は情報部分開示決定通知書の提示を求め，当該通知書を確認する。また，開示の実施の際，立会うものとする。

(3)　所管課職員は，総務課に当該開示の請求に係る情報を持参し，開示の実施を行う。

(4)　所管課職員は，請求者が希望した開示の方法に従い，開示決定に係る当該情報を請求者に示し，請求者の求めに応じ必要な説明も行うものとする。

2　情報の開示は，次に掲げる方法による。

(1)　閲覧又は視聴の方法は，次のとおりとする。なお，一部を視聴する場合は，あらかじめ不開示部分を除いて行うよう十分配慮するものとする。

ア　文書，図画及び写真は，原本を閲覧に供する。ただし，次に掲げる場合は，

所管課で作成した当該文書，図画及び写真の写しを閲覧に供する。

(ア)　文書，図画及び写真の形態若しくは形状からみて，汚損し，又は破損するおそれのあるとき。

(イ)　部分開示の場合であって，不開示部分を除いて開示するため，原本により難いとき。

(ウ)　閲覧に供することにより，日常業務に支障を及ぼすおそれのある場合等行政の円滑な執行を確保する必要があるとき。

(エ)　その他原本を閲覧に供することが困難と認められるとき。

イ　電磁的記録の情報については，原則として印字装置を用いて出力したもの又は映写機，再生機器をもって閲覧又は視聴に供する。

ウ　マイクロフィルムに撮影されている情報については，原則としてマイクロフィルムから複写したものをもって閲覧に供する。

(2)　写しの交付の方法は，次のとおりとする。

ア　所管課において，原則として電子複写機により写しを作成し，総務課において交付する。

イ　マイクロフィルムの場合には，それぞれ一度印字装置等で複写したものを，再度電子複写機により複写したものを交付する。

ウ　電磁的記録の場合には，原則として用紙に出力したもの又はCD―R若しくはDVD―Rに複写したものにより行い，当該写しは所管課において作成するものとする。ただし，複写のための機器を保有していない等の理由により，所管課において写しを作成することが困難な場合は，業務を発注し，委託により作成することができる。

エ　写しの交付の部数は，施行規則第10条第3項の規定により，開示請求1件につき1部とする。

オ　郵送による写しの交付は，原則として引受けから配達までの送達過程を記録する書留等を使用するものとする。

(3)　障害を理由とする差別の解消の推進に関する法律(平成25年法律第65号)の趣旨を踏まえ，視覚障害者からの開示請求につき，開示請求時に申出があったときは，可能な限り開示請求に係る情報について音読をし，又はパーソナルコンピュータのアプリケーションを用いて音声情報に変換するなどの対応に努めるものとする。

3　開示請求に係る情報を閲覧し，又は視聴する者が，当該情報を汚損，破損，加筆等の行為をするおそれがあるときは，施行規則第7条第3項の規定により，その閲覧又は視聴を中止することができる。

第7　費用の徴収

1　写しに要した作成費用は，日本産業規格A列3番の大きさ(以下「A3判」という。)以下の場合，1面(白黒)につき10円とする。A3判を超える大きさの場合は，写しの作成費用は，実費に相当する額とする。

2　写しに要した作成費用は，当該情報の写しの交付の際に現金により徴収し，当該請求者に領収証書を交付する。

3　郵送による写しの交付をするときは，請求者から写しの作成に要した費用及び写しの送付に要する費用の合計額を，郵便小為替若しくは現金書留の送付，納入通知書による払込み又は口座振替の方法により請求者から前納させるものとし，郵便小為替又は現金書留の送付があった場合は，領収証書を併せて送付するものとする。

また，郵送による写しの交付を希望した請求者から，相当の納入期限までに費用負担がない場合は，相当の期間を定めて催告を行うものとする。

4　写しの作成及び送付に要する費用の徴収は，総務課で行い，総務課の収入とする。

第8　審査請求

1　審査請求の受付は，次に定めるところにより総務課において行う。

(1)　審査請求は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条第1項の規定により，他の法律等に口頭ですることができる旨の定めがある場合を除いて書面によることとされ，条例に口頭ですることができる旨の定めがないことから，口頭による審査請求は認めないものとする。

(2)　処分庁又は不作為庁が実施機関である場合で，審査請求書が提出されたときは，取手地方広域下水道組合文書管理規則(平成18年規則第3号)第10条第2項第3号の規定により，特殊文書として処理するものとし，必要な補正等があるかを確認後，受付印を押印の上，情報開示審査請求処理台帳(別表第2)に必要事項を記載し，審査請求書は所管課に送付し，当該審査請求書の複写2部のうち，1部を審査請求人に渡し，1部を総務課で保管する。この場合において，審査請求書の書式は任意とし，必要事項が記載されていることを受付要件とする。

2　所管課は，総務課から審査請求書の送付を受けた後，開示決定等又は開示請求に係る不作為についての審査請求を不適法として却下するとき，又は当該審査請求を認容して情報の全部を開示することとするときを除き，次のとおり，審査請求があったときから概ね30日以内に審査会へ諮問するものとする。

(1)　所管課は，当該審査請求書について，必要事項が記載されているか，必要な補正があるか，当該審査請求書が適法かどうかの確認を行う。

ア　行政不服審査法第19条第2項の規定により，処分についての審査請求書における必要事項は，次のとおりである。

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

イ　行政不服審査法第19条第3項の規定により，不作為についての審査請求書における必要事項は，次のとおりである。

(ア)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(イ)　当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日

(ウ)　審査請求の年月日

ウ　審査請求書の記載内容及び添付書類について不備又は不足があるため，当該審査請求が不適法である場合には，相当の期間を定めてその補正を求めるものとする。

エ　審査請求人が補正の命令に応じないとき又は審査請求が不適法であるとき(審査請求の期限を経過しているときなど)は，行政不服審査法第45条第1項又は第49条第1項に定めるところにより，当該審査請求を却下するものとする。この場合において，審査会に諮問することを要しない。

(2)　審査会への諮問をせず，開示決定等について検討を加え，当初の決定を取り消し，開示又は部分開示の決定をすることとなったときは，裁決書の謄本を送達することによって，その旨を当該審査請求人に通知する。この場合，開示の方法は，通常の開示のとおりとする。

(3)　審査会に対する諮問は，次に掲げる書類を添付して，施行規則第8条の規定に基づき，情報開示審査諮問書により，所管課が直接行うものとする。また，審査会から意見若しくは説明又は書類の提出が求められたときも，当該所管課において対応する。この場合，審査会の庶務が総務課で行うことから，所管課は，事前に十分調整するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　情報開示請求書の写し

ウ　開示決定等通知書の写し

エ　弁明書の写し

オ　その他参考となるもの

(4)　所管課は，審査会に諮問した後，情報開示審査諮問通知書により，審査会に諮問をした旨を速やかに条例第14条各号に該当する者に通知しなければならない。

3　所管課は，審査請求に係る諮問に対する審査会の答申があったときは，遅滞なく，かつ，当該答申を最大限に尊重して，答申を受けてから概ね30日以内に当該審査請求に対する裁決をするものとする。

4　所管課は，裁決書を作成し，その謄本を審査請求人及び審査会(総務課)へ送付する。また，当該審査請求に参加人がいる場合には，当該参加人に対しても，裁決書の謄本を送付するものとする。

5　所管課は，答申後，必要な審理を終えたと認めるときは，行政不服審査法第9条第3項の規定により読み替えて適用される同法第41条の規定により，審理手続を終結し，審理関係人に対し，その旨を通知しなければならない。

第9　施行期日

この要領は，令和2年4月1日から施行する。

付則(令和4年3月23日訓令第2号)